SISTEMI DI GESTIONE: dalla teoria alla pratica

Le basi per la buona riuscita di un progetto di implementazione di Sistemi di Gestione

“Il lavoro richiede che si agisca su un soggetto con aggressività sufficiente per modificarlo nel modo desiderato, ma con amore sufficiente per preservarlo dalla distruzione”

Howell Baum

Spesso si sente parlare di Sistemi di Gestione, certificati o non, come ad esempio Sistemi sviluppati secondo le linee guida:
- UNI EN ISO 9001 (Sistemi di gestione per la qualità),
- UNI EN ISO 14001 (Sistemi di gestione ambientale),
- UNI INAIL (Linee guida per un sistema di gestione della salute e sicurezza sul lavoro),
- OHSAS 18001 (Occupational health and safety management systems),
- MODELLI ORGANIZZAZIONE E GESTIONE SICUREZZA  SEMPLIFICATI ai sensi del D.M. 13/02/2014 (Procedure semplificate per l’adozione de modelli di organizzazione e gestione -MOG- nelle piccole e medie imprese -PMI),
- o più recentemente secondo le UNI ISO 45001 (Sistemi di gestione per la salute e sicurezza sul lavoro).

In qualità di Consulenti, a volte ci troviamo di fronte ad Organizzazioni/Enti e Vertici Aziendali che ci chiedono di implementare queste tipologie di Sistemi tenendo separate le gestioni degli stessi. Il nostro compito diventa, quindi, quello di far capire al Management che i sistemi di gestione sono strumenti per ottimizzare la gestione interna e come tali devono essere governati, possibilmente con semplicità.
Nell’ambito, poi, di una visione sistemica dell’impresa, assumono rilevanza le modalità con cui i Vertici Aziendali promuovono l’applicazione pratica dei Sistemi che vengono sviluppati,  implementazione che non si deve ridurre alla mera elaborazione dello schema o modello organizzativo, ma che si deve calare sulla realtà aziendale.

In questo contesto assume pertanto un valore imprescindibile l’effettuazione, come primo step, di un’analisi dell’organizzazione aziendale volta a “far capire” alle persone il loro ruolo all’interno del sistema e, in una concezione più ampia, all’interno del sistema-azienda.

Ma quali sono quindi le basi per la buona riuscita di un progetto di implementazione di Sistemi di Gestione?

L’esperienza nella consulenza aziendale e manageriale ci ha portati a poter affermare che un buon progetto di implementazione e attuazione dei sistemi deve innanzitutto nascere dalla volontà di tutto il Management di mettere in discussione la gestione delle proprie attività e risorse. I Vertici Aziendali, inoltre, devono avere per primi una forte propensione al miglioramento ai fini di ottimizzare i propri processi.

Come si può creare un Sistema di gestione che possa arrivare ad essere efficacemente applicato?

FASE 1
Gli obiettivi di tutte le Aziende sono principalmente:
• la produttività,
• l’incremento dei ricavi,
• l’immagine e collocazione sul mercato.
Quindi nei progetti di sviluppo dei Sistemi, uno degli obiettivi iniziali, ai fini di sensibilizzare il Management in merito all’utilità di avere dei sistemi concretamente attuati, sarà quello di rendere misurabile nel Sistema di Gestione il sapere-conoscenza ed il Know-how del capitale intellettuale e, di conseguenza, di materializzare le informazioni e le conoscenze in ricavi economici.
Un altro dei principali obiettivi iniziali, in qualità di consulenti gestionali, sarà quello di fare in modo che i lavoratori operino in un sistema organizzativo ben funzionante, con un Management capace di assumere un ruolo di controllo, condivisione, ascolto e non di ingerenza, criticità quest’ultima con cui spesso ci si scontra.

Nella consulenza di questo tipo è importante mettere in campo diverse professionalità per assistere in modo efficace le Organizzazioni. Infatti, la nostra esperienza ci ha dimostrato che, nelle prime fasi del progetto risulta fondamentale coinvolgere Consulenti esperti in gestione delle Risorse Umane, benessere organizzativo e team building, per arrivare a stimolare il Management delle Organizzazioni a riscoprire il potenziale umano in loro possesso, ai fini di alleviare gli stati di disagio e creare uno stato di Ben-essere tra i propri lavoratori.

FASE 2
Parlando di Sistemi di Gestione relativi alla sicurezza, un altro buon punto di partenza è l’analisi delle non conformità aziendali attraverso interviste con i lavoratori, al fine di cogliere e analizzare aspetti quali le probabilità di errore, il sovraccarico di lavoro, situazioni di disagio che potrebbero portare a stress lavoro correlato, minor attenzione e maggiore propensione all’infortunio e alla malattia.
In questo caso sarà importante quindi non ridursi ad analizzare le mere non conformità di sicurezza, ma vedere i Sistemi in ottica integrata, ad esempio, con una visione maggiormente tipica delle UNI EN ISO 9001.

Le nuove ISO 45001 infatti, rispetto ad altri standard volontari di Sistemi sicurezza, sono state improntate proprio in quest’ottica, applicando alle organizzazioni la necessità di avere una visione più ampia del proprio contesto e dei rischi e opportunità ad esso correlati.

FASE 3
Tutte le nuove norme relative ai Sistemi di Gestione sottolineano l’importanza della Leadership. In questa fase si andranno ad analizzare in profondità le caratteristiche dei lavoratori e delle figure apicali.
Nella gestione della Salute e Sicurezza nei luoghi di lavoro le figure di Dirigente e Preposto assumono un ruolo fondamentale per i compiti a loro affidati. Spesso però assumono il compito di “capo” figure che ricoprono tale ruolo più per dovere che non per la propensione al comando.
L’esito quindi di un percorso di mappatura delle professionalità (attraverso colloqui individuali) e di mappatura dell’organizzazione (per verificare quali delle persone che lavorano per l’Organizzazione hanno le qualità di leader o di “fondisti”), effettuato con il supporto di un esperto in dinamiche organizzative, potrebbe far emergere la necessità di rivedere l’organigramma funzionale dell’Organizzazione.

I cambiamenti organizzativi, soprattutto in una fase iniziale, possono portare a situazioni di disagio interno all’azienda, pertanto è necessario che questa fase di lavoro sia attentamente seguita e monitorata da personale esperto in team building per trasformare elementi di criticità in opportunità di crescita e per correggere eventuali comportamenti o aiutare a gestire eventuali crisi interne di persone o reparti.

FASE 4
Nell’ultima fase, quella di ri-definizione e consolidamento dell’organizzazione aziendale si andrà infine definendo un gruppo di lavoro interno, che formerà un Comitato di esecuzione, la cui funzione sarà quella di tradurre i macro-obiettivi in linee guida manageriali.
Il Comitato di esecuzione, affiancato da un team di lavoro formato da consulenti con diverse professionalità, avrà l’obiettivo di implementare un sistema calato sulla propria azienda.

Affrontare un progetto di sviluppo di Sistemi sviluppando tutte le fasi sopra descritte porterà  l’Organizzazione a trarre da questa esperienza sicuramente dei vantaggi:
- innanzitutto il Sistema di Gestione sarà su misura dell’azienda e non frutto di copia e incolla imposti dall’esterno,
- si potranno poi rilevare:

• miglioramenti nel clima aziendale, grazie anche agli aspetti di condivisione, valorizzazione e crescita professionale;
• riduzioni nelle non conformità complessive;
• maggiore facilità nell’applicazione e rispetto delle norme antinfortunistiche grazie anche alla partecipazione diretta dei lavoratori;
• un miglioramento dell’efficienza aziendale e più in generale del benessere in azienda.

«Le persone sono particolarmente soddisfatte e felici quando il lavoro che svolgono è in linea con le loro passioni.
Passione, finalità aziendale e performance economico-finanziaria sono i requisiti necessari per un’organizzazione orientata al benessere organizzativo»

Intervento del Per. Ind. Luca Tomelin, il 29 novembre 2018 presoo l'Auditorium A.P.S.S. Trento al convegno “Sicurezza sul Lavoro, da rispetto di un obbligo a crescita aziendale”, organizzato dal Collegio dei Periti Industriali e dei Periti Industriali Laureati della Provincia di Trento e da INAIL Direzione Provinciale di Trento.

Per assistenza o maggiori informazioni: 0461 554165    |    info@consul-tec.it